Search Resources
 
Login เข้าระบบ
สมัครสมาชิกฟรี
ลืมรหัสผ่าน
 
  homenewsmagazinecolumnistbooks & ideaphoto galleriesresources50 managermanager 100join us  
 
 


bulletToday's News
bullet Cover Story
bullet New & Trend

bullet Indochina Vision
bullet2 GMS in Law
bullet2 Mekhong Stream

bullet Special Report

bullet World Monitor
bullet2 on globalization

bullet Beyond Green
bullet2 Eco Life
bullet2 Think Urban
bullet2 Green Mirror
bullet2 Green Mind
bullet2 Green Side
bullet2 Green Enterprise

bullet Entrepreneurship
bullet2 SMEs
bullet2 An Oak by the window
bullet2 IT
bullet2 Marketing Click
bullet2 Money
bullet2 Entrepreneur
bullet2 C-through CG
bullet2 Environment
bullet2 Investment
bullet2 Marketing
bullet2 Corporate Innovation
bullet2 Strategising Development
bullet2 Trading Edge
bullet2 iTech 360°
bullet2 AEC Focus

bullet Manager Leisure
bullet2 Life
bullet2 Order by Jude

bullet The Last page


ตีพิมพ์ใน นิตยสารผู้จัดการ
ฉบับ ตุลาคม 2544








 
นิตยสารผู้จัดการ ตุลาคม 2544
สำนักงานไม่หยุดนิ่ง             
โดย ไพเราะ เลิศวิราม
 


   
www resources

IBM Homepage
SPPเมินเทนเดอร์ฯTCPอีกรอบทุ่มเงินขยายพิมพ์เขียน-คราฟท์

   
search resources

ไอบีเอ็ม ประเทศไทย, บจก.
Computer




นับตั้งแต่วันที่ 14 กันยายนที่ผ่านมา เป็นอีกวันหนึ่งที่มีความหมายต่อบรรดาพนักงานฝ่ายการตลาด และฝ่ายบริการของไอบีเอ็ม ประเทศไทยทั้ง 220 คน เพราะไม่ได้เป็นเพียงวันแรกที่พวกเขาจะย้ายมาอยู่ชั้นที่ 13 สำนักงานของไอบีเอ็ม แต่ยังเป็นวันที่พวกเขาเหล่านั้นจะไม่มีโต๊ะทำงานที่นั่งประจำเหมือนอย่างเคยอีกต่อไป

ทุกครั้งที่เข้ามายังสำนักงาน พนักงานจะต้องไปที่จอมอนิเตอร์ด้านหน้าสำนักงาน เพื่อ sign in เข้าสู่ระบบ ด้วยการเลือกชื่อของตัวเอง และที่นั่งที่ต้องการ จากนั้นระบบจะโอนหมายเลขโทรศัพท์ไปยังที่นั่งที่ถูกเลือกไว้ เช่นเดียวกับการจองห้องประชุมและระบบสื่อสารอื่นๆ

แม้ระบบจะถูกออกแบบมาให้เลือกที่นั่งได้ตามใจชอบ แต่เพื่อความคล่องตัวในการทำงาน พนักงานฝ่ายเดียวกันจะถูกจัดให้นั่งในสัดส่วนเดียวกัน จนกว่าที่นั่งเต็มระบบจึงจะจองที่นั่งในโซนที่เหลืออีก 2 โซนให้แทน

และนี่ก็คือบางส่วนของ mobile office ระบบการจัดการสำนักงานรูปแบบใหม่ ที่ไอบีเอ็มทยอยนำมาใช้กับสำนักงานต่างๆ ทั่วโลกอย่างต่อเนื่องตลอดหลายปีมานี้ ในภูมิภาคเอเชีย เริ่มต้นที่สิงคโปร์ประเทศแรกที่ทำมาแล้ว 3 ปี ตามมาด้วยมาเลเซีย ฟิลิป ปินส์ อินโดนีเซีย สำหรับไทย เป็นประเทศในกลุ่มสุดท้ายของการปรับเปลี่ยนเข้าสู่ระบบการทำงานแบบใหม่

การอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการเคลื่อน ไหวตลอดเวลา ทำให้ไอบีเอ็มจำเป็นปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ระบบ moblie office เป็นอีกส่วนหนึ่งของการเตรียมพร้อมที่ว่านี้

เวลาส่วนใหญ่ของทีมงานด้านการตลาด ที่ต้องใช้ไปในการติดต่อและดูแลลูกค้า ฝ่ายบริการที่ต้องออกไปให้บริการติดตั้งและแก้ปัญหาให้กับลูกค้าตามสำนักงานของลูกค้า

"เมื่อไม่ต้องอยู่ในสำนักงานแล้ว ทำไมต้องมีโต๊ะ มีเก้าอี้ตามจำนวนพนักงาน"

สิ่งที่ทุกคนคาดหมายว่าจะได้รับจากการนำระบบการจัดการสำนักงานแบบ moblie office ก็เพื่อลดค่าใช้จ่ายของการใช้สำนักงานลง รวมทั้งผลพลอยได้ที่จะต้องตามมาก็คือ ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้น

เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว ระบบ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับสัดส่วนของโต๊ะทำงาน หรือเก้าอี้นั่งที่ลดลงเท่านั้น แต่ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยของระบบงานและการออกแบบภายในที่ต้องจัดทำขึ้นอย่างรัดกุม ยืดหยุ่น แม้กระทั่งการตกแต่งภายใน ก็เป็นปัจจัยที่จะมองข้ามไม่ได้

การจัดทำ mobile office จึงไม่ได้ขึ้นตรงกับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่จะเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก Human resource ทีมการตลาดและบริการ ทีม Global service และทีมงานด้านเรียลเอสเตท

การปรับสู่ mobile office ของไอบีเอ็ม ไม่ใช่เรื่องของการปรับเปลี่ยนระบบไอทีหลังบ้าน แต่เป็นเรื่องของการสร้าง input ที่จะทำให้พนักงานเข้าสู่ระบบ และการบริหารพื้นที่สำนักงานอย่างเห็นผล จะขึ้นอยู่กับการ กำหนดสัดส่วนระหว่างจำนวนพนักงานและที่นั่งในสำนักงานเป็นตัวตั้ง ซึ่งในไทยจะเริ่ม ด้วยอัตราส่วนที่นั่งต่อพนักงาน 1:2

เงินทุน 17 ล้านบาท ถูกใช้ไปกับการจ้างอินทีเรียดีไซน์ ติดตั้งโต๊ะทำงาน 110 work station ที่มีอุปกรณ์เครื่องเขียน โทรศัพท์ สายไฟ และต่อจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ไอบีเอ็ม Thinkpad โน้ตบุ๊ค เพื่อต่อเชื่อมเข้ากับระบบ ethernet LAN เพื่อรองรับพนักงานในฝ่ายการตลาดและบริการ 220 คน ที่จะเป็นกลุ่มแรกที่จะมาใช้ระบบการจัดการสำนักงานแบบใหม่

การบริหารพื้นที่สำนักงานในระบบ mobile office ทำขึ้นผ่านระบบ FlexiMove ระบบซอฟต์แวร์ที่ไอบีเอ็มพัฒนาขึ้นมาใช้เอง

ในแต่ละวัน หลังจากพนักงานเหล่านี้ sing in เพื่อจองที่นั่งระบบการจองที่เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ จะโอนคู่สายไปยังที่นั่งของ พนักงานคนนั้นทันทีที่เขาไปถึงโต๊ะทำงานพร้อมกับโน้ตบุ๊คที่ต่อเชื่อมเข้ากับอินเทอร์เน็ต ผ่านเครือข่าย ethernet LAN เพื่อเข้าสู่ระบบ ฐานข้อมูลภายในได้ทันทีที่พวกเขาเริ่มต้นทำงาน

สำหรับไอบีเอ็มแล้วประสบการณ์ในเรื่องระบบงานจึงไม่ได้เป็นอุปสรรคเท่ากับ การสร้างการยอมรับของพนักงาน "เป็นสิ่งที่เราห่วงมากที่สุด" ทรงธรรม เพียรพัฒนาวิทย์ กรรมการผู้จัดการ ไอบีเอ็ม ประเทศไทย บอก

ตลอด 3-4 เดือนก่อนการใช้งานจริง จึงเป็นเรื่องของการทำ "โปรโมชั่น" ทุกรูปแบบ การปิดโปสเตอร์ชวนเชิญ โทรทัศน์วงจรปิดรายละเอียด เรียกประชุมพนักงาน โดยมีผู้บริหารของไอบีเอ็มทุกคนมาร่วมในการตอบข้อสงสัยต่างๆ รวมถึงการมีโปรแกรม นำข้อคิดเห็นของพนักงานเพื่อนำมาปรับปรุง ในทุกๆ 3 เดือน

การออกแบบภายในเป็นปัจจัยสำคัญ ของการจัดการสำนักงานในรูปแบบใหม่ "ทำให้คนทำงานรู้สึกกระฉับกระเฉง คล่องตัว"

เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วการให้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดสำนักงานรูปแบบใหม่ แม้กระทั่งรูปภาพที่ถูกเลือกมาประดับบนฝาผนังในห้อง "ไซเบอร์คาเฟ่" ที่ไม่ได้เป็นเพียงห้องพักผ่อนเท่านั้น แต่เป็นสถานที่ที่พนักงานจะเชื่อมต่อเข้าสู่ฐานข้อมูล เพื่อทำงานได้ทันที

เช่นเดียวกับการกำหนดโซนที่ล้วนแต่มีความหมาย โซนสีส้มที่มีชื่อ execute เป็นสิ่งที่บอกกับพนักงานถึงการลงมือปฏิบัติ เช่น เดียวกับโซน win ที่มีความหมายถึงพนักงาน ทุกคนต้องทำให้ได้ และ team ที่มีความหมายถึงต้องลงไปทำร่วมกัน

"เป็นสิ่งแปลกใหม่ที่ต้องสร้างการเรียนรู้ ยังเร็วเกินไปที่จะบอกถึงผลที่ได้รับ" ทรงธรรมบอก "แต่อย่างน้อยเราจะประหยัด ไปได้ 17 ล้านบาท"

ไอบีเอ็มนั้นเป็นผู้เช่ารายใหญ่ในตึกไอบีเอ็ม ริมถนนพหลโยธิน ที่ไอบีเอ็มครอบครองพื้นที่เช่ามากกว่า 4 ชั้น เพื่อรองรับกับพนักงาน 530 คน และหากใช้ระบบจัดการสำนักงานรูปแบบเดิม การมีทีมงานการตลาด และบริการ 220 คน ไอบีเอ็มจะต้องเสียเงินค่าเช่าเพิ่มขึ้นอีก 1 ชั้นครึ่ง ระบบ mobile office ทำให้ไอบีเอ็มประหยัดลงไปได้ทันทีหนึ่งชั้น

แน่นอนว่า ผลพวงที่พวกเขาคาดหวังว่าจะตามมาในภายหลัง ก็คือ ประสิทธิภาพในการทำตลาดที่ดีขึ้น

"พนักงานจะทำงานใกล้ชิดกับลูกค้ามากขึ้น และเมื่อลูกค้าได้รับบริการดี ย่อมหมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่อยู่ในออฟฟิศ กินกาแฟ" ทรงธรรมบอกถึงผลดี

ในเร็วๆ นี้ พนักงานที่ต้องทำงานประจำที่เหลืออยู่ 300 กว่าคน เช่น แผนกการเงินบัญชี ก็กำลังไปสู่ระบบ open concept เป็นการบริหารพื้นที่สำนักงานในอีกรูปแบบหนึ่ง เพื่อประหยัดพื้นที่สำนักงาน ให้สามารถรองรับจำนวนพนักงานมากขึ้นในพื้นที่เท่าเดิม ภายใต้แนวคิดสำนักงานที่ต้องไม่หยุดนิ่ง ที่ยังคงต้องเดินหน้าต่อไป

   




 








upcoming issue

จากโต๊ะบรรณาธิการ
past issue
reader's guide


 



home | today's news | magazine | columnist | photo galleries | book & idea
resources | correspondent | advertise with us | contact us

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย