Search Resources
 
Login เข้าระบบ
สมัครสมาชิกฟรี
ลืมรหัสผ่าน
 
  homenewsmagazinecolumnistbooks & ideaphoto galleriesresources50 managermanager 100join us  
 
 


bulletToday's News
bullet Cover Story
bullet New & Trend

bullet Indochina Vision
bullet2 GMS in Law
bullet2 Mekhong Stream

bullet Special Report

bullet World Monitor
bullet2 on globalization

bullet Beyond Green
bullet2 Eco Life
bullet2 Think Urban
bullet2 Green Mirror
bullet2 Green Mind
bullet2 Green Side
bullet2 Green Enterprise

bullet Entrepreneurship
bullet2 SMEs
bullet2 An Oak by the window
bullet2 IT
bullet2 Marketing Click
bullet2 Money
bullet2 Entrepreneur
bullet2 C-through CG
bullet2 Environment
bullet2 Investment
bullet2 Marketing
bullet2 Corporate Innovation
bullet2 Strategising Development
bullet2 Trading Edge
bullet2 iTech 360°
bullet2 AEC Focus

bullet Manager Leisure
bullet2 Life
bullet2 Order by Jude

bullet The Last page


ตีพิมพ์ใน นิตยสารผู้จัดการ
ฉบับ ธันวาคม 2532








 
นิตยสารผู้จัดการ ธันวาคม 2532
คู่มือจัดประชุมธนาคารโลกฯปี 2534             
โดย เพิ่มพล โพธิ์เพิ่มเหม
 


   
search resources

International Monetary Fund (IMF)
World Bank
Banking




แม้เวลานี้ ทางธนาคารโลก/ไอเอ็มเอฟ และกระทรวงการคลังไทย จะยังไม่สามารถให้ตัวเลขผู้เข้าร่วมประชุม และคณะติดตามที่แน่นอนได้ แต่จากการประชุมที่เบอร์ลิน เมื่อปี2531 ซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุม และคณะผู้ติดตามจำนวน 12,500 คน อันประกอบด้วย…

คณะรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังของประเทศสมาชิก 152 ประเทศจำนวน 300 กว่าคน คณะของผู้ว่าการธนาคารชาติของประเทศสมาชิก ซึ่งรวมทั้งรักษาการผู้ว่าการธนาคารชาติพร้อมภรรยาอีก 854 คน คณะที่ปรึกษา รมต.คลังและผู้ว่าการธนาคารชาติอีกประเทศละ 2 ถึง 25 คนอีก 1,235 คน รวมคณะ รมต.คลัง ผู้ว่าการธนาคารชาติ พร้อมครอบครัวและที่ปรึกษาที่เดินทางเข้าร่วมงานประชุม 2,389 คน

นอกจากนี้ ยังมีคณะผู้บริหารและสต๊าฟทำงานของธนาคารโลก/ไอเอ็มเอฟ พร้อมครอบครัวอีก 731 คน ตัวแทนเจ้าหน้าที่และสังเกตการณ์ของสหประชาชาติ และกองทุนเพื่อการพัฒนาเกษตรของสหประชาชาติอีก 300 คน

แขกพิเศษ ซึ่งเป็นผู้แทนสถาบันการเงินจากภาครัฐและเอกชนประเทศสมาชิกและแขกรับเชิญพร้อมครอบครัวอีก 1,008 คน สื่อมวลชน วิทยุ ทีวี หนังสือพิมพ์ สำนักข่าวทั่วโลกทั้งในประเทศและต่างประเทศอีก 1,185 คน

ผู้มาเยี่ยมเยือนการประชุมโดยไม่ได้รับเชิญอีก 2,700 คน และหน่วยรักษาความปลอดภัยของคณะผู้แทนผู้เข้าประชุมทุกคนอีก 387 คน

รวมทั้งหมด 8,700 คน! ที่เข้าร่วมประชุม ซึ่งถ้าหากนับภรรยาและครอบครัวของเจ้าหน้าที่ระดับทำงานอีกจะมีผู้เดินทางเข้ามาในงานประชุมทั้งสิ้น 12,500 คน

จำนวน 12,500 คนนี้ ลงทะเบียนจริงที่นครเบอร์ลิน!

เมืองไทยปี 2534 ขนาดของคนที่เดินทางเข้ามาร่วมในงานประชุมนี้ก็คงไม่แตกต่างจากที่นครเบอร์ลิน

เหตุนี้ หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้จัดประชุมคือกระทรวงการคลังและแบงก์ชาติ จึงต้องมีระบบระเบียบแบบแผนชัดเจน ภายในกฎเกณฑ์ที่คณะทำงานจัดประชุมของธนาคารโลกฯ กำหนดทุกประการ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

หน้าที่ความรับผิดชอบของคณะทำงานฝ่ายต่างๆ ของธนาคารโลกโดยมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายไทยเป็นผู้ช่วย

" สำนักงานบริหารงานประชุม " ผู้ดูแลคือ ผู้ช่วยเลขานุการการประชุมของธนาคารโลก สำนักงานนี้รับผิดชอบงานร่วมกับคณะเจ้าหน้าที่ทำงานร่วมของประเทศเจ้าภาพ ในการตระเตรียมงานประชุม การวางแผน การจัดประชุมทั้งหมด

" สำนักงานบริหารงานสื่อสาร การลงทะเบียน " สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบงานสื่อสารการประชุมทั้งหมดยกเว้นโทรศัพท์ ในระหว่างการประชุม หน่วยงานนี้จะต้องรับหน้าที่งานสื่อสารไม่ว่าจะเป็น MAILING , CABLE , TELEX , FACSIMILE , AND COURIER TRAFFIC ส่วนงานสื่อสารเช่นระบบโทรศ์พท์ ชุมสายเคลือนที่ หรือ NITERNATIONAL RECORD CARRIER ทางการประเทศเจ้าภาพ จะเป็นผู้ที่จัดหางานส่วนนี้มาให้เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้แทน และแขกที่ท่านที่เข้าประชุม

ส่วนงานลงทะเบียน ก็ต้องรับผิดชอบในการตระหนักเตรียมรายละเอียดเลขหมาย ภาพ ของผู้เข้าประชุมทุกคน ยกเว้น แขกพิเศษ และแขกรับเชิญการประชุม

? การตระหนักเตรียมแถลงการณ์

ต้องรับผิดชอบงานผลิตเอกสารแถลงการณ์และประเด็นข้อสรุปต่าง ๆ ของการประชุมของคณะกรรมการเฉพาะกิจและคณะกรรมการพัฒนา

? การบริการคอมพิวเตอร์

กับผิดชอบงานประเมินผลข้อมูล ที่ใช้ในการประชุม รวมถึงการพัมนาโปรแกรมการสือสารข้อมูล และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เป็นตัวเชี่ยมระหว่างคณะทำงานร่วมของธนาคารโลกกับประเทศเจ้าภาพ

? เอกสารและการบันทึก

รับผิดชอบงานเผยแพร่และตระเตรียมเอกสารการประชุม สุนทรพจน์วารสารและแบบฟอร์มต่าง ๆ หน่วยงานนี้ต้องแปลการประชุม จัดระบบและบริการเอกสารข้อมูลที่จำเป็น และอัดเทปการประชุม

? การเงิน

หน่วยสำนักงานการเงินต้องรับผิดชอบกระบวนการค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการประชุมและการเดินทางตลอดจนค่าที่พักของผู้ว่าการทุกคน

? ที่พักโรงแรม

สำนักงานที่พักโรงแรมต้องรับผิดชอบเรื่องการสำรองห้องพัก การจัดห้องพักให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนยกเว้น แขกผู้มาเยี่ยมการประชุม (VISITORS )

? หน่วยเอกสาร

ต้องรับผิดชอบงานเผยแพร่เอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนให้ทราบเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ในการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับการประชุม

? การขนส่งระหว่างประเทศ

หน่วยขนส่งระหว่างประเทศต้องรับผิดชอบงานจองตั๋วเครื่องบิน การเปลี่ยนแปลงเที่ยวบิน การรับจองเที่ยวบิน และต้นทุนค่าใช้จ่ายทั้งหมด ในการเดนทางเที่ยวบินนั้น ๆ ของคณะผู้ว่าการตามที่ธนาคารโลกได้กำหนดมานอกจากนี้ต้องรับผิดชอบงานวิซ่าและจองโรงแรมให้คณะผู้ว่า คณะผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน ในเที่ยวบินนั้น

? การขนส่งในประเทศ

หน่วยงานนี้ต้องรับผิดชอบงานควบคุมคนขับรถที่ประเทศเจ้าภาพ

จัดหามาให้ การจัดคิวเวลามายังที่หมาย การออกจากที่หมายไปยังสนามบิน ที่จอดรถยนต์ สถานีรถไฟ บริการปิดเปิดประตูรถ ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น ควบคุมการจารจรที่จอดรถข้างที่หอประชุม และสถานที่ใกล้เคียงอื่น ๆ และปฏิบัติงานด้านการเข้าออกของรถยนต์

? การจัดการห้องประชุม

สำนักงานจัดการห้องประชุม ต้องรับผิดชอบการเตรียมสถานที่ประชุมใหญ่และห้องประชุมย่อยให้เรียบร้อย ที่ประกอบด้วย เครื่องเสียง เครื่องบันทึกเสียง เครื่องแปลภาษา และระบบบันทึกเสียงทุกชนิด แสงไฟ การระบายอากาศ สัญญาณ การซ่อมบำรุงและบริการนำแขกเข้าที่นั่งประชุม

? บริการห้องประชุม

หน่วยงานบริการห้องประชุมต้องรับผิดชอบงานบริการทุกชนิดตามที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องการไม่ว่าจะเป็นแก้วน้ำ เครื่องดื่มการแจกจ่ายเอกสาร ข้อความระหว่างการประชุม

? การจัดการสำนักงาน

สำนักงานการจัดการสำนักงาน ต้องรับผิดชอบงานวางแผน และเตรียมงานพื้นที่และสถานที่สำนักงาน และอุปกรณ์สำหรับการก่อรูปห้องประชุม เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ นอกจากนี้ต้องรับผิดชอบตรารางการส่งเอกสาร และ น้ำ เครื่องดื่มให้แก่ผู้เข้าประชุม

? หน่วยบุคคล

สำนักงานฝ่ายบุคคล ต้องรับผิดชอบงานบรรจุ / การจ้างเจ้าหน้าที่คณะทำงานธนาคารโลก (ทั้งลูกจ้างถาวรและชั่วคราว) และเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น รับผิดชอบประวัติพนักงานทุกคน อำนวยความสะดวกให้แก่การทำงานประสานกันระหว่างเจ้าหน้าที่ของธนาคารโลก กับประเทศเจ้าภาพดำเนินได้ราบรื่นในด้านการบริหารบุคลากรและรักษาพยาบาล

? การประสานงานด้านภาพถ่าย

รับผิดชอบงานถ่ายภาพทุกชนิด รวมถึงประสานงานเพื่ออำนวยความสะดวกและควบคุมการถ่ายภาพของสื่อมวลในห้องประชุม

? กลุ่มตระเตรียมงานประชุมครั้งหน้า

หน่วยงานนี้ต้องรับผิดชอบงานประชุม ครั้งหน้าโดยเดินทางไปดูสถานที่ความพร้อม และทำงานร่วมกับประเทศเจ้าภาพ ตั้งแต่เริ่มต้น การกำหนดวันประชุม ระยะเวลาการประชุม และปิดการประชุม

? ฝ่ายจัดซื้อ

สำนักงานจัดซื้อ ต้องรับผิดชอบงานอุปกรณ์ เครื่องมือ โดยจัดซื้อมาภายใต้งบประมาณของธนาคารโลก สำนักงานนี้ต้องรับผิดชอบห้องเบิกของอุปกรณ์และทรัพย์สินของธนาคารโลก

? ฝ่ายรักษาความปลอด

หน่วยงานนี้ต้องรักษาความปลอดภัยให้แก่ที่ประชุมและทรัพย์สินทุกชนิดของธนาคารโลก

? การขนส่ง

สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบการขนส่งเอกสารและมรัพย์ทุกชนิดจากที่พักถึงที่ประชุม

? กิจกรรมสังคม

สำนักงานนี้ต้องรับผิดชอบ กิจกรรมทางสังคมให้กับเจ้าหน้าที่ระดับบริหาร ของธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ

? แขกพิเศษและแขกรับเชิญ

สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบงานบริหารแขกพิเศษและแขกรับเชิญ ที่เป็นตัวแทนจากสถาบันการเงินของรัฐและเอกชน ควบคุมการลงทะเบียนของแขกพิเศษและแขกรับเชิญ

? การจัดการด้านโทรศัพท์

สำนักงานแห่งนี้รับผิดชอบงานด้านการวางแผน การพัฒนาและการประสานงานด้านโทรศัพท์ สื่อสารด้วยระบบโทรศัพท์สื่อสารการประชุม รวมถึงการดำเนินงานศูนย์ข่าวสารโทรศัพท์ และผลิตเอกสารสนเทศสมุดโทรศัพท์ระหว่างการประชุม

หน้าที่ ความรับผิดชอบของคณะกรรมการทำงานฝ่ายประเทศเจ้าภาพ

? ฝ่ายเตรียมงาน

สำนักงานนี้รับผิดชอบโครงการจัดประชุม ทั้งหมดตามคำสั่งของรัฐบาลประเทศเจ้าภาพ ซึ่งการคือสำนักงานจัดงานประชุมสภาผู้ว่าการธนาคารโลก/ ไอเอ็มเอฟ ประจำปี 2534 ที่มีนิพัทธ์ พุกกะณะสุต เป็นผู้อำนวยการ

? ฝ่ายการธนาคาร ศูนย์สารและบริการอื่น ๆ

รัฐบาลประเทศเจ้าภาพต้องรับผิดงานด้านบริการรับแลกเปลี่ยนเงินตราโดยให้ธนาคารพาณิชย์เอกชนเป็นผู้ดำเนินการ ทุนธนาคารของประเทศเจ้าภาพต้องดำเนินการให้บริการด้านเซ็กต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกต่อแขกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน นอกจากนี้ยังต้องรับผิดงานด้าสนการสื่อสาร CABLE , TELEX , FACSIMLE, TELEPHONE AND POSTAL SERVICE และข่าวสารการท่องเที่ยว

? ฝ่ายรับรองแขก

ศูนย์รับรองแขกต้องรับผิดชอบงานบริการแนะนำให้แขกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนพร้อมถรรยาที่ประสงค์จะไปเที่ยวซอปปิ้ง ท่องเที่ยวไปที่ต่าง ๆ

? ฝ่ายบริการสถานที่พบปะ

รับผิดชอบเตรียมสถานที่ให้ผู้เข้าประชุมที่ต้องการพบปะพูดคุยกันนอกรายการการประชุม ห้องพบปะพูดคุยนี้จะต้องมีเฟอร์นิเจอร์ โซฟา เก้าอี้ โต๊ะกาแฟ อย่างน้อย 100 ที่นั่ง พร้อมเจ้าหน้าที่บริการครบ

? ฝ่ายห้องอาหาร จัดเลี้ยง

ในระหว่างการประชุม จำนวนแขกผู้เขาประชุมมีจำนวนมาก ห้องอาหารและเครื่องดื่มในโรงแรมที่ประชุม อาจไม่เพียงพอ จึงต้องให้ฝ่ายงานนี้รับชอบจัดหาตระเตรียมสถานที่ห้องอาหาร จัดเลี้ยงที่อยู่ใกล้ ๆ ห้องประชุม

? ฝ่ายบริการรักษาพยาบาล

รับผิดชอบจัดเตรียมหมอและพยาบาลวันละ 10 ช.ม ประจำที่สำนักงานเหล่านี้ในระหว่างวันประชุม นอกจากนี้ที่สนามบิน งานสังคมและสถานพยาบาล และโรงพยาบาลที่รัฐบาลประเทศเจ้าภาพระบุต้องมีบริการรักษาพยาบาลตลอดเวลา

? ฝ่ายศุลกากร ตรวจคนเข้าเมือง

ข้อตกลงสิทธิพิเศษการเข้าเมืองของหน่วยงานพิเศษ ในกลุ่มธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ จากการปรีะชุทข้อตกลงร่วมในหมู่ประเทศสมาชิกได้ยอมรับให้คณะผู้บริหาร คณะผู้ว่าการและคณะเจ้าหน้าที่รวมถึงที่ปรึกษาสามารถเข้าเมืองได้สะดวก โดยสิทธิพิเศษระเบียบการเข้าเมืองของประเทศสมาชิกที่จัดประชุม

? ฝ่ายการขนส่งทางรถยนต์

รถยนต์ ประเทศเจ้าภาพต้องจัดหาพนักงานขับรถส่วนตัว ชนิด 4 ประตู ให้คณะผู้บริหารทุกคนของธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ หัวหน้าผู้แทนของชาติต่าง ๆ และเจ้าหน้าที่ธนาคารชาติต่าง ๆ อย่างพร้อมเพียง

รถบัส และแวน การจัดรถบัสและแวนสำคัญผู้ที่เกี่ยวของและเจ้าหน้าที่ในการจตัดประชุมต้องเตรียมไว้อย่างเพียงพร้อมเพื่อขนส่งระหว่างโรงแรม สนามบิน สถานีรถไฟ และศูนย์ประชุม

? การขนส่งอื่น ๆ

ประเทศเจ้าภาพต้องดำเนินการรับผิดชอบในการบริหารและตระเตรียมสถานที่จอดรถ เส้นทางการเดินรถทุกชนิดระหว่างการประชุม โรงแรมที่พัก สนามบิน สถานีรถไฟ ให้สามารถเดินโดยคล่องตัวตลอด โดยไม่มีปัญหาการติดขังจากสภาพจารจร " เฉพาะวันประชุมวันแรกที่นครเบอร์ลิน ปรากฏว่ามีรถจอดในสถานที่จอดถึง 800 คัน "

นอกจากนี้ทางประเทศเจ้าภาพต้องตระเตรียมความพร้อมในการให้บริการเดินทางในชั่วโมงที่มีการใช้รถมากที่สุด รถแท็กซี่ที่ประเทศเจ้าภาพจัดหาต้องจอดรอข้างศูนย์ปรีะชุมที่ตระเตรียมไว้ พนักงานขับรถแท็กซี่ทุกคนต้องมีความสามารถพูดภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส หรือสเปน

? ฝ่ายเตรียมสถานที่ห้องประชุม

รัฐบาลประเทศเจ้าภาพต้องเป็นผู้จัดหาเฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ตกแต่งที่สามารถเชี่ยมเข้าได้กับอุปกรณ์เครื่องเสียง เครื่องแปล และเครื่องบันทึกเสียง โดยจะต้องมาอุปกรณ์สำรองไส้เพียงพอ

เฟอร์นิเจอร์ทุกชิ้น อุปกรณ์ทุกชิ้นที่ติดตั้งจะต้องให้คณะทำงานฝ่าสยเตรียมสถานที่ห้องประชุมของธนาคารอนุมัติเห็นชอบก่อนนำมาใช้ และเมื่อใช้เสร็จแล้วจะตกเป็นของประเทศเจ้าภาพ

? ฝ่ายการพิมพ์

เครื่องพิมพ์ กราพิกอาร์ต และอุปกรณ์การพิมพ์ทุกชนิดที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดพิมพ์รายซื้อผู้เขาประชุม แขกรับเชิญ สมุดเลขหมายโทรศัพท์ ที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุม ต้องเตรียมให้เรียบร้อยก่อนหน้ามีการแระชุม 24 ช.ม ถ้าเครื่องพิมพ์อุปกรณ์การพิมพ์เหล่านี้ไม่พร้อม ทางประเทศเจ้าภาพจะต้องจัดหาจากภาคเอกชน ที่มีคุณสมบัติตามที่คณะทำงานร่วมของธนาคารโลกเห็บชอบ โดยค่าใช้จ่ายส่วนนี้ทางประเทศเจ้าภาพต้องเป็นผู้แบกรับภาระเอง

? ฝ่ายรักษาความปลอดภัย

การให้ความคุมครอง รักษาความปลอดภัยแก่บุคคลที่เข้าร่วมประชุมเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของประเทศเจ้าภาพจะต้องจัดหา โดยจะต้องรักษาการ 24 ช.ม ทั้งในบริเวณหอประชุม และทรัพย์ทุกชนิดในที่ประชุม

ไม่ว่าจะเป็นจุดประตูทางเข้า ออก หอประชุมเล็กใหญ่ สำนักงานผู้แทน และคณะทำงาน สำนักงานการเงิน สำนักงานหน่วยลงทะเบียน ห้องเก็บทรัพย์สินและอุปกรณ์ ต้องมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่อยู่ในชุดแบบฟอร์มเดียวกันตลอด 24 ช.ม

? ฝ่ายติดตั้งไฟฟ้าพิเศษ

การติดตั้งระบบไฟฟ้า สำหรับระบบคอมพิวเตอร์ ต้องมีสเป็ก 120 volt, AC, 60 cycle

   




 








upcoming issue

จากโต๊ะบรรณาธิการ
past issue
reader's guide


 



home | today's news | magazine | columnist | photo galleries | book & idea
resources | correspondent | advertise with us | contact us

Creative Commons License
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย