แม้เวลานี้ ทางธนาคารโลก/ไอเอ็มเอฟ และกระทรวงการคลังไทย จะยังไม่สามารถให้ตัวเลขผู้เข้าร่วมประชุม
และคณะติดตามที่แน่นอนได้ แต่จากการประชุมที่เบอร์ลิน เมื่อปี2531 ซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุม
และคณะผู้ติดตามจำนวน 12,500 คน อันประกอบด้วย…
คณะรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังของประเทศสมาชิก 152 ประเทศจำนวน 300 กว่าคน
คณะของผู้ว่าการธนาคารชาติของประเทศสมาชิก ซึ่งรวมทั้งรักษาการผู้ว่าการธนาคารชาติพร้อมภรรยาอีก
854 คน คณะที่ปรึกษา รมต.คลังและผู้ว่าการธนาคารชาติอีกประเทศละ 2 ถึง 25
คนอีก 1,235 คน รวมคณะ รมต.คลัง ผู้ว่าการธนาคารชาติ พร้อมครอบครัวและที่ปรึกษาที่เดินทางเข้าร่วมงานประชุม
2,389 คน
นอกจากนี้ ยังมีคณะผู้บริหารและสต๊าฟทำงานของธนาคารโลก/ไอเอ็มเอฟ พร้อมครอบครัวอีก
731 คน ตัวแทนเจ้าหน้าที่และสังเกตการณ์ของสหประชาชาติ และกองทุนเพื่อการพัฒนาเกษตรของสหประชาชาติอีก
300 คน
แขกพิเศษ ซึ่งเป็นผู้แทนสถาบันการเงินจากภาครัฐและเอกชนประเทศสมาชิกและแขกรับเชิญพร้อมครอบครัวอีก
1,008 คน สื่อมวลชน วิทยุ ทีวี หนังสือพิมพ์ สำนักข่าวทั่วโลกทั้งในประเทศและต่างประเทศอีก
1,185 คน
ผู้มาเยี่ยมเยือนการประชุมโดยไม่ได้รับเชิญอีก 2,700 คน และหน่วยรักษาความปลอดภัยของคณะผู้แทนผู้เข้าประชุมทุกคนอีก
387 คน
รวมทั้งหมด 8,700 คน! ที่เข้าร่วมประชุม ซึ่งถ้าหากนับภรรยาและครอบครัวของเจ้าหน้าที่ระดับทำงานอีกจะมีผู้เดินทางเข้ามาในงานประชุมทั้งสิ้น
12,500 คน
จำนวน 12,500 คนนี้ ลงทะเบียนจริงที่นครเบอร์ลิน!
เมืองไทยปี 2534 ขนาดของคนที่เดินทางเข้ามาร่วมในงานประชุมนี้ก็คงไม่แตกต่างจากที่นครเบอร์ลิน
เหตุนี้ หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้จัดประชุมคือกระทรวงการคลังและแบงก์ชาติ
จึงต้องมีระบบระเบียบแบบแผนชัดเจน ภายในกฎเกณฑ์ที่คณะทำงานจัดประชุมของธนาคารโลกฯ
กำหนดทุกประการ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
หน้าที่ความรับผิดชอบของคณะทำงานฝ่ายต่างๆ ของธนาคารโลกโดยมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายไทยเป็นผู้ช่วย
" สำนักงานบริหารงานประชุม " ผู้ดูแลคือ ผู้ช่วยเลขานุการการประชุมของธนาคารโลก
สำนักงานนี้รับผิดชอบงานร่วมกับคณะเจ้าหน้าที่ทำงานร่วมของประเทศเจ้าภาพ
ในการตระเตรียมงานประชุม การวางแผน การจัดประชุมทั้งหมด
" สำนักงานบริหารงานสื่อสาร การลงทะเบียน " สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบงานสื่อสารการประชุมทั้งหมดยกเว้นโทรศัพท์
ในระหว่างการประชุม หน่วยงานนี้จะต้องรับหน้าที่งานสื่อสารไม่ว่าจะเป็น MAILING
, CABLE , TELEX , FACSIMILE , AND COURIER TRAFFIC ส่วนงานสื่อสารเช่นระบบโทรศ์พท์
ชุมสายเคลือนที่ หรือ NITERNATIONAL RECORD CARRIER ทางการประเทศเจ้าภาพ
จะเป็นผู้ที่จัดหางานส่วนนี้มาให้เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้แทน และแขกที่ท่านที่เข้าประชุม
ส่วนงานลงทะเบียน ก็ต้องรับผิดชอบในการตระหนักเตรียมรายละเอียดเลขหมาย ภาพ
ของผู้เข้าประชุมทุกคน ยกเว้น แขกพิเศษ และแขกรับเชิญการประชุม
? การตระหนักเตรียมแถลงการณ์
ต้องรับผิดชอบงานผลิตเอกสารแถลงการณ์และประเด็นข้อสรุปต่าง ๆ ของการประชุมของคณะกรรมการเฉพาะกิจและคณะกรรมการพัฒนา
? การบริการคอมพิวเตอร์
กับผิดชอบงานประเมินผลข้อมูล ที่ใช้ในการประชุม รวมถึงการพัมนาโปรแกรมการสือสารข้อมูล
และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เป็นตัวเชี่ยมระหว่างคณะทำงานร่วมของธนาคารโลกกับประเทศเจ้าภาพ
? เอกสารและการบันทึก
รับผิดชอบงานเผยแพร่และตระเตรียมเอกสารการประชุม สุนทรพจน์วารสารและแบบฟอร์มต่าง
ๆ หน่วยงานนี้ต้องแปลการประชุม จัดระบบและบริการเอกสารข้อมูลที่จำเป็น และอัดเทปการประชุม
? การเงิน
หน่วยสำนักงานการเงินต้องรับผิดชอบกระบวนการค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการประชุมและการเดินทางตลอดจนค่าที่พักของผู้ว่าการทุกคน
? ที่พักโรงแรม
สำนักงานที่พักโรงแรมต้องรับผิดชอบเรื่องการสำรองห้องพัก การจัดห้องพักให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนยกเว้น
แขกผู้มาเยี่ยมการประชุม (VISITORS )
? หน่วยเอกสาร
ต้องรับผิดชอบงานเผยแพร่เอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนให้ทราบเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง
ๆ ในการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับการประชุม
? การขนส่งระหว่างประเทศ
หน่วยขนส่งระหว่างประเทศต้องรับผิดชอบงานจองตั๋วเครื่องบิน การเปลี่ยนแปลงเที่ยวบิน
การรับจองเที่ยวบิน และต้นทุนค่าใช้จ่ายทั้งหมด ในการเดนทางเที่ยวบินนั้น
ๆ ของคณะผู้ว่าการตามที่ธนาคารโลกได้กำหนดมานอกจากนี้ต้องรับผิดชอบงานวิซ่าและจองโรงแรมให้คณะผู้ว่า
คณะผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน ในเที่ยวบินนั้น
? การขนส่งในประเทศ
หน่วยงานนี้ต้องรับผิดชอบงานควบคุมคนขับรถที่ประเทศเจ้าภาพ
จัดหามาให้ การจัดคิวเวลามายังที่หมาย การออกจากที่หมายไปยังสนามบิน ที่จอดรถยนต์
สถานีรถไฟ บริการปิดเปิดประตูรถ ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น ควบคุมการจารจรที่จอดรถข้างที่หอประชุม
และสถานที่ใกล้เคียงอื่น ๆ และปฏิบัติงานด้านการเข้าออกของรถยนต์
? การจัดการห้องประชุม
สำนักงานจัดการห้องประชุม ต้องรับผิดชอบการเตรียมสถานที่ประชุมใหญ่และห้องประชุมย่อยให้เรียบร้อย
ที่ประกอบด้วย เครื่องเสียง เครื่องบันทึกเสียง เครื่องแปลภาษา และระบบบันทึกเสียงทุกชนิด
แสงไฟ การระบายอากาศ สัญญาณ การซ่อมบำรุงและบริการนำแขกเข้าที่นั่งประชุม
? บริการห้องประชุม
หน่วยงานบริการห้องประชุมต้องรับผิดชอบงานบริการทุกชนิดตามที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องการไม่ว่าจะเป็นแก้วน้ำ
เครื่องดื่มการแจกจ่ายเอกสาร ข้อความระหว่างการประชุม
? การจัดการสำนักงาน
สำนักงานการจัดการสำนักงาน ต้องรับผิดชอบงานวางแผน และเตรียมงานพื้นที่และสถานที่สำนักงาน
และอุปกรณ์สำหรับการก่อรูปห้องประชุม เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ นอกจากนี้ต้องรับผิดชอบตรารางการส่งเอกสาร
และ น้ำ เครื่องดื่มให้แก่ผู้เข้าประชุม
? หน่วยบุคคล
สำนักงานฝ่ายบุคคล ต้องรับผิดชอบงานบรรจุ / การจ้างเจ้าหน้าที่คณะทำงานธนาคารโลก
(ทั้งลูกจ้างถาวรและชั่วคราว) และเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น รับผิดชอบประวัติพนักงานทุกคน
อำนวยความสะดวกให้แก่การทำงานประสานกันระหว่างเจ้าหน้าที่ของธนาคารโลก กับประเทศเจ้าภาพดำเนินได้ราบรื่นในด้านการบริหารบุคลากรและรักษาพยาบาล
? การประสานงานด้านภาพถ่าย
รับผิดชอบงานถ่ายภาพทุกชนิด รวมถึงประสานงานเพื่ออำนวยความสะดวกและควบคุมการถ่ายภาพของสื่อมวลในห้องประชุม
? กลุ่มตระเตรียมงานประชุมครั้งหน้า
หน่วยงานนี้ต้องรับผิดชอบงานประชุม ครั้งหน้าโดยเดินทางไปดูสถานที่ความพร้อม
และทำงานร่วมกับประเทศเจ้าภาพ ตั้งแต่เริ่มต้น การกำหนดวันประชุม ระยะเวลาการประชุม
และปิดการประชุม
? ฝ่ายจัดซื้อ
สำนักงานจัดซื้อ ต้องรับผิดชอบงานอุปกรณ์ เครื่องมือ โดยจัดซื้อมาภายใต้งบประมาณของธนาคารโลก
สำนักงานนี้ต้องรับผิดชอบห้องเบิกของอุปกรณ์และทรัพย์สินของธนาคารโลก
? ฝ่ายรักษาความปลอด
หน่วยงานนี้ต้องรักษาความปลอดภัยให้แก่ที่ประชุมและทรัพย์สินทุกชนิดของธนาคารโลก
? การขนส่ง
สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบการขนส่งเอกสารและมรัพย์ทุกชนิดจากที่พักถึงที่ประชุม
? กิจกรรมสังคม
สำนักงานนี้ต้องรับผิดชอบ กิจกรรมทางสังคมให้กับเจ้าหน้าที่ระดับบริหาร
ของธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ
? แขกพิเศษและแขกรับเชิญ
สำนักงานแห่งนี้ต้องรับผิดชอบงานบริหารแขกพิเศษและแขกรับเชิญ ที่เป็นตัวแทนจากสถาบันการเงินของรัฐและเอกชน
ควบคุมการลงทะเบียนของแขกพิเศษและแขกรับเชิญ
? การจัดการด้านโทรศัพท์
สำนักงานแห่งนี้รับผิดชอบงานด้านการวางแผน การพัฒนาและการประสานงานด้านโทรศัพท์
สื่อสารด้วยระบบโทรศัพท์สื่อสารการประชุม รวมถึงการดำเนินงานศูนย์ข่าวสารโทรศัพท์
และผลิตเอกสารสนเทศสมุดโทรศัพท์ระหว่างการประชุม
หน้าที่ ความรับผิดชอบของคณะกรรมการทำงานฝ่ายประเทศเจ้าภาพ
? ฝ่ายเตรียมงาน
สำนักงานนี้รับผิดชอบโครงการจัดประชุม ทั้งหมดตามคำสั่งของรัฐบาลประเทศเจ้าภาพ
ซึ่งการคือสำนักงานจัดงานประชุมสภาผู้ว่าการธนาคารโลก/ ไอเอ็มเอฟ ประจำปี
2534 ที่มีนิพัทธ์ พุกกะณะสุต เป็นผู้อำนวยการ
? ฝ่ายการธนาคาร ศูนย์สารและบริการอื่น ๆ
รัฐบาลประเทศเจ้าภาพต้องรับผิดงานด้านบริการรับแลกเปลี่ยนเงินตราโดยให้ธนาคารพาณิชย์เอกชนเป็นผู้ดำเนินการ
ทุนธนาคารของประเทศเจ้าภาพต้องดำเนินการให้บริการด้านเซ็กต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกต่อแขกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
นอกจากนี้ยังต้องรับผิดงานด้าสนการสื่อสาร CABLE , TELEX , FACSIMLE, TELEPHONE
AND POSTAL SERVICE และข่าวสารการท่องเที่ยว
? ฝ่ายรับรองแขก
ศูนย์รับรองแขกต้องรับผิดชอบงานบริการแนะนำให้แขกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนพร้อมถรรยาที่ประสงค์จะไปเที่ยวซอปปิ้ง
ท่องเที่ยวไปที่ต่าง ๆ
? ฝ่ายบริการสถานที่พบปะ
รับผิดชอบเตรียมสถานที่ให้ผู้เข้าประชุมที่ต้องการพบปะพูดคุยกันนอกรายการการประชุม
ห้องพบปะพูดคุยนี้จะต้องมีเฟอร์นิเจอร์ โซฟา เก้าอี้ โต๊ะกาแฟ อย่างน้อย
100 ที่นั่ง พร้อมเจ้าหน้าที่บริการครบ
? ฝ่ายห้องอาหาร จัดเลี้ยง
ในระหว่างการประชุม จำนวนแขกผู้เขาประชุมมีจำนวนมาก ห้องอาหารและเครื่องดื่มในโรงแรมที่ประชุม
อาจไม่เพียงพอ จึงต้องให้ฝ่ายงานนี้รับชอบจัดหาตระเตรียมสถานที่ห้องอาหาร
จัดเลี้ยงที่อยู่ใกล้ ๆ ห้องประชุม
? ฝ่ายบริการรักษาพยาบาล
รับผิดชอบจัดเตรียมหมอและพยาบาลวันละ 10 ช.ม ประจำที่สำนักงานเหล่านี้ในระหว่างวันประชุม
นอกจากนี้ที่สนามบิน งานสังคมและสถานพยาบาล และโรงพยาบาลที่รัฐบาลประเทศเจ้าภาพระบุต้องมีบริการรักษาพยาบาลตลอดเวลา
? ฝ่ายศุลกากร ตรวจคนเข้าเมือง
ข้อตกลงสิทธิพิเศษการเข้าเมืองของหน่วยงานพิเศษ ในกลุ่มธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ
จากการปรีะชุทข้อตกลงร่วมในหมู่ประเทศสมาชิกได้ยอมรับให้คณะผู้บริหาร คณะผู้ว่าการและคณะเจ้าหน้าที่รวมถึงที่ปรึกษาสามารถเข้าเมืองได้สะดวก
โดยสิทธิพิเศษระเบียบการเข้าเมืองของประเทศสมาชิกที่จัดประชุม
? ฝ่ายการขนส่งทางรถยนต์
รถยนต์ ประเทศเจ้าภาพต้องจัดหาพนักงานขับรถส่วนตัว ชนิด 4 ประตู ให้คณะผู้บริหารทุกคนของธนาคารโลกและไอเอ็มเอฟ
หัวหน้าผู้แทนของชาติต่าง ๆ และเจ้าหน้าที่ธนาคารชาติต่าง ๆ อย่างพร้อมเพียง
รถบัส และแวน การจัดรถบัสและแวนสำคัญผู้ที่เกี่ยวของและเจ้าหน้าที่ในการจตัดประชุมต้องเตรียมไว้อย่างเพียงพร้อมเพื่อขนส่งระหว่างโรงแรม
สนามบิน สถานีรถไฟ และศูนย์ประชุม
? การขนส่งอื่น ๆ
ประเทศเจ้าภาพต้องดำเนินการรับผิดชอบในการบริหารและตระเตรียมสถานที่จอดรถ
เส้นทางการเดินรถทุกชนิดระหว่างการประชุม โรงแรมที่พัก สนามบิน สถานีรถไฟ
ให้สามารถเดินโดยคล่องตัวตลอด โดยไม่มีปัญหาการติดขังจากสภาพจารจร "
เฉพาะวันประชุมวันแรกที่นครเบอร์ลิน ปรากฏว่ามีรถจอดในสถานที่จอดถึง 800
คัน "
นอกจากนี้ทางประเทศเจ้าภาพต้องตระเตรียมความพร้อมในการให้บริการเดินทางในชั่วโมงที่มีการใช้รถมากที่สุด
รถแท็กซี่ที่ประเทศเจ้าภาพจัดหาต้องจอดรอข้างศูนย์ปรีะชุมที่ตระเตรียมไว้
พนักงานขับรถแท็กซี่ทุกคนต้องมีความสามารถพูดภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส หรือสเปน
? ฝ่ายเตรียมสถานที่ห้องประชุม
รัฐบาลประเทศเจ้าภาพต้องเป็นผู้จัดหาเฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ตกแต่งที่สามารถเชี่ยมเข้าได้กับอุปกรณ์เครื่องเสียง
เครื่องแปล และเครื่องบันทึกเสียง โดยจะต้องมาอุปกรณ์สำรองไส้เพียงพอ
เฟอร์นิเจอร์ทุกชิ้น อุปกรณ์ทุกชิ้นที่ติดตั้งจะต้องให้คณะทำงานฝ่าสยเตรียมสถานที่ห้องประชุมของธนาคารอนุมัติเห็นชอบก่อนนำมาใช้
และเมื่อใช้เสร็จแล้วจะตกเป็นของประเทศเจ้าภาพ
? ฝ่ายการพิมพ์
เครื่องพิมพ์ กราพิกอาร์ต และอุปกรณ์การพิมพ์ทุกชนิดที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดพิมพ์รายซื้อผู้เขาประชุม
แขกรับเชิญ สมุดเลขหมายโทรศัพท์ ที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุม ต้องเตรียมให้เรียบร้อยก่อนหน้ามีการแระชุม
24 ช.ม ถ้าเครื่องพิมพ์อุปกรณ์การพิมพ์เหล่านี้ไม่พร้อม ทางประเทศเจ้าภาพจะต้องจัดหาจากภาคเอกชน
ที่มีคุณสมบัติตามที่คณะทำงานร่วมของธนาคารโลกเห็บชอบ โดยค่าใช้จ่ายส่วนนี้ทางประเทศเจ้าภาพต้องเป็นผู้แบกรับภาระเอง
? ฝ่ายรักษาความปลอดภัย
การให้ความคุมครอง รักษาความปลอดภัยแก่บุคคลที่เข้าร่วมประชุมเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของประเทศเจ้าภาพจะต้องจัดหา
โดยจะต้องรักษาการ 24 ช.ม ทั้งในบริเวณหอประชุม และทรัพย์ทุกชนิดในที่ประชุม
ไม่ว่าจะเป็นจุดประตูทางเข้า ออก หอประชุมเล็กใหญ่ สำนักงานผู้แทน และคณะทำงาน
สำนักงานการเงิน สำนักงานหน่วยลงทะเบียน ห้องเก็บทรัพย์สินและอุปกรณ์ ต้องมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่อยู่ในชุดแบบฟอร์มเดียวกันตลอด
24 ช.ม
? ฝ่ายติดตั้งไฟฟ้าพิเศษ
การติดตั้งระบบไฟฟ้า สำหรับระบบคอมพิวเตอร์ ต้องมีสเป็ก 120 volt, AC,
60 cycle
